IV.7.3. Modalità di trasmissione e valutazione dei flussi informativi e delle segnalazioni

Con riferimento alle modalità di trasmissione delle informazioni/dati/notizie valgono le seguenti prescrizioni, nonché quanto previsto dalla “Procedura Flussi ODV”.

I Flussi informativi debbono pervenire all’Organismo di Vigilanza ad opera delle funzioni aziendali indicate dagli allegati alla “Procedura Flussi ODV” mediante le modalità ivi definite.  

Le Segnalazioni che hanno ad oggetto l’evidenza o il sospetto di violazioni del Modello, del Codice etico o dei protocolli preventivi devono pervenire:

1. in forma scritta, mediante la presentazione della Segnalazione, appositamente riposta in busta chiusa riportante esternamente l’indicazione “segnalazione whistleblowing”, nell’apposito box c/o S.V. Port Services S.r.l. Piazza G. Rossa 4R, 17100 Savona;
2. in forma orale, su richiesta della persona che effettua la Segnalazione mediante incontro diretto. L’appuntamento dovrà essere preso contattando il numero di telefono dell’OdV e fissato entro un termine ragionevole.[1]

La lettura delle Segnalazioni riposte nell’apposito box di cui sopra è riservata ai membri dell’OdV.

L’incontro diretto del segnalante con l’OdV avverrà nelle modalità e nei tempi concordati fra la persona che effettua la Segnalazione e l’OdV stesso.

Schema dell’iter procedurale per le attività di gestione della segnalazione

Tutti i destinatari (quali a mero titolo di esempio: apicali, sottoposti e terzi che operano nell’interesse o vantaggio della Società), hanno l’obbligo di presentare, a tutela dell’integrità della

Società, segnalazioni circostanziate di eventuali condotte illecite, rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001 e del D. Lgs. 24/2023, che in buona fede, sulla base della ragionevole convinzione fondata su elementi di fatto, ritengano essersi verificate o di violazioni del Modello di organizzazione e gestione adottato dalla Società, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte.

Le segnalazioni dovranno essere circostanziate e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti.

È vietato porre in essere atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione, nonché nei confronti dei facilitatori (le persone fisiche che assistono la persona segnalante nel processo di segnalazione, operanti all’interno del medesimo contesto lavorativo)[2], delle persone legate al segnalante da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado che operano nello stesso contesto lavorativo e nei confronti degli eventuali segnalanti anonimi, se successivamente indicati e soggetti a ritorsioni.

Le misure di protezione non sono garantite e al segnalante è irrogata una sanzione disciplinare nei seguenti casi:

• è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia;
• è accertata la responsabilità civile del segnalante, per lo stesso titolo di cui sub 1), nei casi di dolo o colpa grave.

In ogni caso sarà assicurata la massima riservatezza sull’identità del segnalante e del segnalato, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti di S.V. Port Services S.r.l o delle persone accusate erroneamente e/o in mala fede.

Gli obblighi di segnalazione, così come le relative sanzioni in caso di non rispetto del Modello, riguardanti i non dipendenti di S.V. Port Services S.r.l, quali i consulenti, i fornitori, i partners e le Società di service, sono specificati in appositi documenti firmati da tali soggetti o in clausole inserite nei contratti che legano tali soggetti a S.V. Port Services S.r.l.

L’OdV, nella gestione della Segnalazione, dovrà:

• rilasciare al segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione, fatta salva l’ipotesi di Segnalazione anonima;
• interloquire con il segnalante, richiedendogli, se necessario, integrazioni;
• dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
• fornire riscontro alla segnalazione entro 3 mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

Le informazioni contenute nella Segnalazione non adeguate, non pertinenti e/o comunque eccedenti la finalità della segnalazione verranno cancellate immediatamente[3]. Le altre informazioni relative alla segnalazione verranno cancellate nel termine di 5 anni dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione[4].

Laddove ne ricorrano le condizioni di legge[5], il segnalante può effettuare una segnalazione esterna mediante il canale dell’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC) accessibile al seguente link: https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/

[1] [2] “Nel decreto [24/2023] il facilitatore è definito come una “persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata”. La norma, utilizzando il termine “assistenza”, fa riferimento a un soggetto che fornisce consulenza o sostegno al segnalante e che opera nel medesimo contesto lavorativo del segnalante. A titolo esemplificativo, il facilitatore potrebbe essere il collega dell’ufficio del segnalante o di un altro ufficio che lo assiste in via riservata nel processo di segnalazione. Il facilitatore potrebbe essere un collega che riveste anche la qualifica di sindacalista se assiste il segnalante in suo nome, senza spendere la sigla sindacale. Si precisa che se, invece, assiste il segnalante utilizzando la sigla sindacale, lo stesso non riveste il ruolo di facilitatore. In tal caso resta ferma l’applicazione delle disposizioni in tema di consultazione dei rappresentanti sindacali e di repressione delle condotte antisindacali di cui alla l. n. 300/1970. Tenuto conto che la ratio perseguita dal legislatore è quella di far emergere illeciti garantendo, fra l’altro, la libertà di espressione del segnalante anche mediante l’assistenza di altri soggetti, ne discende che la protezione debba essere garantita al facilitatore anche sotto il profilo della riservatezza. Ciò sia per quanto riguarda l’identità del facilitatore, sia con riferimento all’attività in cui l’assistenza si concretizza. Tale esigenza di protezione si desume dalla formulazione della norma che prevede espressamente che “l’assistenza deve essere mantenuta riservata”. D’altronde, escludendo tale tutela nei confronti del facilitatore, si potrebbe correre il rischio di disvelare l’identità dello stesso segnalante che si è avvalso dell’assistenza del primo” (cfr. Linee guida ANAC cit., par. 1.5).

[3] Art. 5, comma 1, lett. c), Reg. UE 2016/679;

[4] Art. 14, comma 1, D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24;

[5] I segnalanti possono utilizzare il canale esterno (ANAC) quando:

• non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse (cfr. art. 6 D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24).